Trabajar de forma presencial en una empresa con un horario establecido tiene una gran ventaja: la agilidad en la coordinación con jefes, compañeros y clientes. Pero también tiene muchas desventajas, como la falta de flexibilidad y libertad de movimientos, la generación de una rutina de vida, el empleo de tiempo personal en desplazamiento, etc. Por eso, cada vez hay más gente (y más empresas) que optan por trabajar a distancia. Gracias a las nuevas tecnologías, el teletrabajo ha permitido la aparición de nuevos perfiles como el nómada digital, un trabajador por cuenta propia (autónomo) o ajena (asalariado) que se beneficia de esta forma de trabajar y puede vivir y viajar en uno (o varios) países extranjeros sin que sus deberes profesionales se resientan. Lejos de eso, esta flexibilidad laboral puede suponer una motivación añadida.

¿Y cuáles son los aliados de los nómadas digitales? Sin duda, las herramientas online que hacen posible que puedan trabajar como si estuvieran al lado de compañeros y/o clientes. A continuación, enumeramos las principales herramientas gratuitas (con versión ampliada de pago) que pueden convertirse en imprescindibles para organizar proyectos en equipo. Aunque, por supuesto, no son sólo para equipos, ya que cualquier persona que trabaje por cuenta propia las encontrará igualmente útiles para organizarse.

  1. Aplicaciones y herramientas de organización en equipo

  • Asana es un espacio de trabajo compartido en el que todos los miembros del equipo podrán anotar todas sus tareas y ver las de sus compañeros. Permite asignarles una fecha de entrega y visualizarlas en un calendario o en forma de lista para ir tachándolas a medida que las vayas realizando. Asana permite también tener conversaciones por escrito entre miembros de un equipo, mencionar a compañeros en tus tareas o permitir que sigan su evolución al marcarlos como seguidores.
  • Basecamp es también un espacio de trabajo ideal para compartir documentos y trabajar conjuntamente en proyectos. Esta herramienta permite crear grupos de trabajo específicos y establecer tareas en el calendario, de forma que se trata de un gestor muy visual.
  • Con Trello podrás trabajar en equipo con una aplicación que funciona en base a proyectos. Cada proyecto cuenta con columnas personalizables para dividir las tareas en base a su evolución y pueden ir saltando de columna en columna desde su fase inicial hasta su conclusión.
  • Slack es una herramienta muy útil e intuitiva para mantener conversaciones online con un equipo a distancia. Las conversaciones se organizan por temas y se puede consultar todo el histórico. Además, permite enviar mensajes privados a cualquier miembro del equipo.
  • Evernote es una aplicación compatible tanto para dispositivos móviles como para tablet y PC que mantiene tus notas sincronizadas en todos tus dispositivos. Así, si vas por la calle y ves algo inspirador puedes fotografiarlo o anotarlo y al iniciar sesión en el ordenador, tendrás la fotografía o nota disponible. También si estás navegando en tu PC y encuentras una web que quieres recordar puedes registrarla con su simple click a través de su extensión para navegadores web y tenerla disponible en el resto de dispositivos al momento. Además, todas las libretas y notas que crees en Evernote pueden compartirse con el resto del equipo.
  • Toggl consiste en un cronómetro que permite conocer el tiempo invertido para cada proyecto. Se puede usar de forma grupal o individual y es muy útil para analizar a qué se ha dedicado la jornada y qué proyectos han copado más horas a lo largo de la semana o del mes. Y, sobre todo, para justificar a tus jefes el tiempo que has dedicado a trabajar.
  • Worldtimebuddy permite saber de un vistazo qué hora es en cualquier otra parte del mundo. Especialmente útil si el equipo de trabajo está dividido en varios países.
  • Y, por supuesto, las aplicaciones de Google como Calendar, para compartir eventos o reuniones entre compañeros o con clientes, o los Documentos de texto, Hojas de Excel y más que permiten trabajar online ya que se pueden modificar a la vez por parte de varias personas y que siempre están actualizados en la nube.

 

2. Herramientas para almacenar y transferir archivos

  • Dropbox es una de las más conocidas aplicaciones de almacenamiento en la nube. Ofrece 50 Gb de almacenamiento gratuito que se pueden ampliar con diferentes planes de pago.
  • Google Drive ofrece una capacidad de 15 Gb de almacenamiento a repartir entre Drive, Gmail y Google Fotos. La app para Android e iOS permite consultar fácilmente desde dispositivos móviles todos los archivos guardados. Y algo que quizás no muchos saben: desde la aplicación de Google Drive se pueden escanear documentos con la cámara del móvil.
  • Wetransfer es un sistema para compartir archivos de forma rápida si no se dispone de cuenta en aplicaciones como Dropbox. Un archivo y un e-mail de envío es todo lo que necesitas para hacer llegar documentos de hasta 2 Gb de forma gratuita a un compañero o cliente.
  • Si lo que necesitas es enviar una contraseña o dato sensible, Onetimesecret es tu web. Sólo debes introducir la información y Onetimesecret genera una URL que sólo se podrá consultar una vez. Tras la primera consulta, y como en las películas de espías, el mensaje se autodestruirá en 3, 2, 1…
  • Github está indicada para programadores y técnicos, ya que este software permite compartir de forma pública o privada proyectos con los desarrolladores. Podrás comentar líneas de código, reportar problemas en un proyecto de desarrollo, etc.

3. Herramientas de comunicación

  • Skype es, sin duda, la herramienta de comunicación a distancia más conocida. Podrás tanto chatear como hacer llamadas y videoconferencias gratuitas con tus contactos.
  • Google hangouts tiene una ventaja con respecto a Skype y es que puedes chatear con cualquier de quien tengas el correo electrónico, ya que no hace falta agregarse como contacto para poder iniciar la comunicación.
  • Join.me ofrece salas de chats donde podrás hablar y compartir tu pantalla sin necesidad de registrarte. Un enlace de invitación es suficiente para entrar en la conversación. Ideal para charlas puntuales.

4. Herramientas financieras

  • Mantén tus gastos controlados con Toshl, una aplicación que tiene varias utilidades como, por ejemplo, recibir recordatorios cuando vencen tus facturas. Un gran aliado para llevar las finanzas.
  • Descarga la app de Converter Plus para iOS y tendrás un ágil conversor de monedas que te será muy útil para calcular el cambio de forma rápida desde tu móvil en cualquier situación y lugar. Y no sólo de moneda, sino que Converter Plus hace la conversión de cualquier medida, distancia, etc. Para Android prueba XE Currency.
  • Quaderno es una aplicación muy útil para gestionar las facturas de tu negocio digital. Además de contar con varias plantillas para realizar fácilmente tus facturas, podrás solicitar el pago online gracias a la inclusión de un botón para pagar en la misma factura digital. Con esta herramienta también podrás realizar de formar sencilla informes mensuales de tus cuentas.
  • Quipu es también un programa de facturación online con que podrás gestionar tus finanzas, facturas, clientes, gastos, etc. de forma sencilla y organizada.